En tant que maire, vous avez sans doute déjà retrouvé, dans les placards de votre mairie, des papiers plus ou moins anciens, plus ou moins importants. Devez-vous les conserver ? Les envoyer à un service particulier ? Voici quelques réponses à vos questions.
Que faire des archives de la commune ?
Je suis nouvel élu, quelle est la première chose à faire pour gérer mes archives ?
Après chaque élection municipale, un procès-verbal de récolement doit être dressé en trois exemplaires, signé par le maire sortant et le maire entrant. Un exemplaire doit être envoyé au directeur des Archives départementales.
J’ai retrouvé de vieux documents dans le grenier de la mairie, que faire ?
Il est nécessaire de prendre l’attache des Archives départementales : les communes de moins de 2000 habitants sont tenues de déposer leurs archives anciennes (antérieures à 1945) aux Archives départementales. Les communes de plus de 2000 habitant n’y sont pas obligées mais le dépôt volontaire peut tout de même constituer une bonne option pour la bonne conservation de ces archives.
Je suis une commune nouvelle, suis-je responsable des archives des anciennes communes regroupées ?
Les archives des anciennes communes regroupées font partie intégrante du fonds de la commune nouvelle. Il est donc important de les classer et de les conserver au même titre que les archives produites directement par la commune nouvelle, sans pour autant les mélanger.
Si des documents produits par les anciennes communes déléguées font l’objet d’une demande d’élimination auprès du directeur des Archives départementales, il est nécessaire d’indiquer de quelle(s) commune(s) proviennent les documents
Pour toutes vos questions, prenez contact auprès des Archives départementales de l’Eure
2 Rue de Verdun, 27000 Évreux
Mail : archives@eure.fr
Tél : 02.32.31.50.84